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ITを利用した理事会でのポイント

(問題点)
 ITを利用した理事会や説明会では、どんなことに気を付けなければならないですか。

(解決の糸口)
 ITを活用したオンライン理事会では以下のようなことに気を付けましょう。
 

出席者の本人確認ZoomやGoogleMeetなどのツールでは出席者の表示名を変更することができますので、出席確認を容易にするため、「部屋番号+漢字名」となるように統一してもらいましょう。
オンライン出席者のカメラこちらの様子を知られたくない、ということからカメラを切断するケースもありますが、リアルに出席する際に姿を消すことはできませんし、会議に参加している姿勢を示すためにもカメラは接続しましょう。なお、部屋の様子を見られたくない場合は、バーチャル背景を利用することもできます。
オンライン出席者のマイク        発言するときを除いて、ミュートにするようにしましょう。思っている以上に室内の音を拾ってしまうことがあります。
オンライン出席者からの質問・発言           発言による質問も可能ですが、音声が聞き取りづらいケースや、リアル出席者がいる場合に質問が届かない場合があるので、テキストチャットを活用した方がよいでしょう。音声で質問する場合も、同時に複数の人が発言しないよう、挙手するなどしてもらい、議長が交通整理するようにしましょう。(普通の会議と同じです。)
リアル出席者からの質問・発言オンライン出席者に届かない場合があるので、集音マイクを活用するか、議長が復唱するようにしましょう。
通信障害発生時の対応事前に決めておくべき事項ですが、決議に影響を及ぼすような場合は、改めての決議にするようなルールが必要です。


 今後はITを活用した総会にも応用されることになるでしょうから、早めに慣れておいた方がよいですね。

Next ITを活用した理事会や住民説明会をする際の考慮点は何ですか?
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