マンション管理 駆け込み寺
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総会議事録の保管について

(問題点)
 総会議事録の保管や閲覧はどのようになされるべきでしょうか。

(解決の糸口)
 マンション管理組合の最高の意思決定機関である総会の議事録は、組合員や利害関係人からの請求により閲覧できる状態にしておき、保管場所を管理事務室等に掲示しておく必要があります。過去の議事録を参照することもあるので、基本的には永久保存というすべきです。
 しかし何十年も過去の議事録を紙媒体で保存しておくのは保管場所を必要としますし、劣化が避けられません。閲覧のために何度も取り出したりすることで、紛失の可能性もあります。そこで、紙媒体で保管している場合は、折を見て電子データとして保存することを検討してみてください。電子データ作成のためには、時間はかかるかもしれませんが、家庭用の複合機でも十分対応可能です。管理会社にお願いして、一括スキャンしてもらう方法もあるかと思います。

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