マンション管理 駆け込み寺
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今期初めて管理組合の理事となります。

(問題点)
 今期初めて管理組合の理事となりますが、初回の理事会ではどんなことを話し合うのでしょうか。非常に不安です。

(解決の糸口)
 初めての理事就任ということで不安になるとは思いますが、ほかの組合員も初めての可能性もあり同様の気持ちであること、また管理会社がいれば適宜アドバイスいただけるので、まずは不安な気持ちを隠さず、周りの方とコミュニケーションすることが大事です。
 まず初回の理事会では、以下のような理事の役職を決める必要があります。

  • 理事長     管理組合を代表し、管理組合の運営の中心となります。
  • 副理事長    理事長を補佐します。理事長不在時の代理となります。
  • 書記担当理事  理事長の責務である理事会・総会の議事録作成を支援します。
  • 会計担当理事  管理組合の会計の予実管理を行います。
  • 防災担当理事  管理組合の消防計画を立てます。資格を取り防火管理者となることもあります。

 管理組合によって、上記以外の役職もありますが、管理組合の業務は多岐に渡るため、円滑な管理組合運営のためにも、また、マンションという共通資産の価値を維持するためにも、何らかの役割を持った理事となることをお勧めします。なお、理事会を監督する監事については、理事会ではなく、総会で決定します。

 次に前期の理事からの業務引継ぎを行います。理事の期間は1年~2年のところが多いですが、その間様々な業務を行っていますし、前期だけで完了していないものもありますので、しっかり引き継ぐことが重要です。特に組合員からの苦情、提案、事件などについては、前期の役員から十分に説明を受け、業務が継続して行えるようにする必要があります。また理事の改選が半数の場合は前任理事が残るため、おのずとある程度の継続性が保てますが、全数改選の場合は引継ぎがゼロからの再出発となる可能性もあるので引継ぎには十分な時間をかける必要があるでしょう。前任理事には申し訳ないかもしれませんが、複数回の引継ぎを行うことも考えられます。

 さらに初回の理事会では、事業計画の確認も必要です。おそらく直前の通常総会で新たな年度の事業計画が決議されているはずですので、それに則り、今年度のスケジュールを立てる必要があります。必要に応じて管理会社の支援をいただきましょう。また、マンションの建物自体、設備などを把握しておく必要がありますので、マンション内部の見学を行うのもお勧めです。

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